Dalam kehidupan sehari-hari ataupun aktivitas di tempat kerja, seringkali kita dihadapkan pada begitu banyaknya pekerjaan yg harus dikerjakan sehingga kita butuh bantuan orang lain untuk mengerjakan beberapa bagian dari pekerjaan kita. Apapun posisi anda (tidak harus posisi manager), selama anda bekerja dalam sebuah team, maka proses pendelegasian (dalam bahasa sederhananya mencari bantuan) ini akan dibutuhkan dan akan sangat membantu jika bisa dilakukan dengan benar.
Walaupun pendelegasian ini seringkali sangat membantu, namun kadangkala juga pendelegasian ini malah justru menimbulkan masalah baru. Masalah baru bisa berupa keterlambatan, pekerjaan tidak dilakukan seperti yg diinginkan ataupun biaya yang tidak tidak terkontrol.
Salah satu penyebab timbulnya masalah-masalah ini adalah karena ketidakmampuan kita mengkomunikasikan perintah sehingga orang yang dimintai bantuan tidak bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan yang kita inginkan dan dalam waktu yang kita harapkan.
Pemberian perintah ini pada dasarnya bisa dibagi menjadi dua cara, yaitu:
1. Instruksi
2. Delegasi
Pemberian perintah dengan cara instruksi menuntut langkah-langkah yg detail dan tidak membuka ruang bagi pelaksana perintah untuk berimprovisasi. Sebuah instruksi yang tidak lengkap akan menimbulkan hasil yang tidak terduga-duga.
Sebagai contoh:
Anda menyuruh pembantu anda membeli rokok. Anda hanya memberinya uang dan menyuruhnya membeli rokok. Tiba2 dia datang dengan rokok kretek, padahal anda hanya suka dengan rokok filter. Ini adalah contoh sebuah instruksi yg tidak lengkap.
Siapa yg salah ? yg memberi instruksi lah, wong instruksinya nggak lengkap kok. :)
Cara pemberian perintah yg lainnya adalah pendelegasian. Dengan cara ini kita memberikan ruang bagi si penjalan perintah untuk berimprovisasi, tidak seperti instruksi.
Oleh karena kita memberikan ruang bagi penjalan perintah untuk berimprovisasi, kita butuh beberapa langkah untuk menjamin perintah bisa dijalankan sesuai dengan yg kita harapkan.
Apa sajakah yg dibutuhkan untuk mendelegasikan sesuatu ? Ada 3 hal yang harus kita komunikasikan dalam pendelegasian, yaitu:
1. Latar belakang dan Tujuan yang ingin dicapai
Jelaskan pada si pelaksana apa yg ingin kita capai dalam tugas tersebut sehingga si pelaksana
bisa berpikir langkah2 apa yg harus dilakukannya untuk mendapatkan tujuan
2. Tenggang Waktu (kapan kita ingin proyek ini selesai)
Jika ini tak dikomunikasikan, bisa jadi si pelaksana berpikri bahwa pekerjaan ini bisa menunggu
hingga 2 bulan untuk selesai, sementara kita hanya ingin 1 minggu sudah selesai.
Pengkomunikasian deadline ini menjamin persamaan presepsi antara kita dan pelaksana
3. Batasan-batasan
Pelaksana harus tahu apa saja yg bisa dia lakukan dan apa yg tidak boleh dia lakukan.
Dengan mengkomunikasikan batasan-batasan ini, kita bisa menghindari masalah-masalah baru
yang mungkin timbul karena ketidak jelasan batasan-batasan.
Demikianlah kirannya summary yg aku dapat dari sebuah siaran radio pagi ini ketika aku sedang menyupir menuju kantor. Semoga berguna buat teman-teman yang ingin memperkaya kemampuan leadershipnya.
Ada teman-teman yg pernah mengalami masalah karena lupa memikirkan ke 3 hal di atas ketika mendelegasikan sesuatu ?
Aku mah sering banget. :)
